در راستای ارتقای انسجام اطلاعات پژوهشی، صیانت از دستاوردهای علمی و بهبود جایگاه دانشگاههای علوم پزشکی کشور در نظامهای رتبهبندی و پایگاههای استنادی بینالمللی، استفاده استاندارد، دقیق و یکپارچه از وابستگی سازمانی پژوهشکدهها در تمامی تولیدات علمی ضروری است.
با توجه به نقش و جایگاه پژوهشکدهها در توسعه فعالیتهای پژوهشی دانشگاههای علوم پزشکی، استفاده صحیح از وابستگی سازمانی (Affiliation) در انتشار مقالات، مستندات علمی و سایر تولیدات پژوهشی، از مهمترین مؤلفههای بازنمایی دقیق ظرفیتهای علمی در پایگاههای استنادی و نظامهای ارزیابی بینالمللی محسوب میشود.
درج غیریکسان و غیراستاندارد نام پژوهشکدهها در مستندات علمی، موجب پراکندگی دادهها در پایگاههای استنادی شده و در نتیجه بخشی از تولیدات علمی پژوهشکدهها بهدرستی ثبت، نمایهسازی و بازیابی نمیشود.
بر این اساس و به استناد دستورالعمل پیشنهادی مرکز توسعه، هماهنگی و ارزیابی تحقیقات وزارت بهداشت، استانداردسازی نحوه درج وابستگی سازمانی پژوهشکدهها بهعنوان اقدامی راهبردی، اعضای هیات علمی، پژوهشگران، دانشجویان تحصیلات تکمیلی و سایر همکاران پژوهشی را ملزم میسازد تا در تمامی مکاتبات علمی، مقالات، مستندات پژوهشی و نیز هنگام ثبت اطلاعات در سامانهها و پایگاههای بینالمللی، الگوی استاندارد تعیینشده برای درج وابستگی سازمانی پژوهشکدهها را بهصورت دقیق و بدون تغییر مورد استفاده قرار دهند.
ساختار استاندارد وابستگی سازمانی به شرح زیر اعلام شده است:
،Research center، نام مرکز تحقیقاتResearch) Institute) نام پژوهشکده University of نام دانشگاه علوم پزشکی، نام ایران، نام شهر(اختیاری) Medical Sciences
در این دستورالعمل تأکید شده است که وابستگی سازمانی باید بهصورت واحد و یکسان توسط تمامی پژوهشگران مراکز تحقیقاتی زیرمجموعه هر پژوهشکده مورد استفاده قرار گیرد و ترتیب اجزای آن نیز دقیقاً از کوچکترین واحد سازمانی به بزرگترین واحد رعایت شود.همچنین در مواردی که یک نویسنده از نام دو مرکز تحقیقات ذیل یک پژوهشکده استفاده کند، امتیاز مرکز تحقیقات صرفاً به نخستین مرکز درجشده تعلق خواهد گرفت؛ با این حال، امتیاز پژوهشکده در هر شرایطی محفوظ خواهد بود. استفاده از واژههای «Research» و «Institute» نیز در ساختار وابستگی سازمانی اختیاری است، اما در صورت انتخاب این ساختار، لازم است تمامی مراکز تحقیقاتی زیرمجموعه پژوهشکده مربوطه، از الگوی واحد و هماهنگ استفاده کنند.
با توجه به طولانی بودن ساختار وابستگی سازمانی پژوهشکدهها، ذکر نام شهر در انتهای وابستگی سازمانی اختیاری اعلام شده است. بدیهیاست وجود وابستگی سازمانی استاندارد در مستندات، ملاک ارزیابی پژوهشی پژوهشکدهها خواهد بود.